Digitalisation de l'intégration des collaborateurs, pour quoi faire ?
Les nouvelles manières de faire les choses proposées par les technologies digitales doivent servir, avant tout, le bien être au travail. Ces technologies sont au service de l'Homme. Digitaliser l'intégration d'un collaborateur, c'est lui permettre de donner du sens à son travail au sein de l'entreprise. C'est donc participer à la construction de sa motivation d'une manière plus efficace que dans les anciennes formes d'intégration.
L'intégration : définition
Etre intégré à une entreprise ou à une équipe, c'est faire corps avec cette entreprise ou cette équipe. C'est en être un membre à part entière, membre qui partage sa vision des choses, son organisation du travail, sa culture et ses manières de travailler. Lorsque l'on est intégré à un groupe, on partage sa mentalité qui est faite d'orientations de valeurs, de règles de travail et d'échange se concrétisant dans des manières de faire et dans des habitudes. Lorsque l'on est intégré à un groupe, on partage l'essentiel de son identité que l'on est prêt à défendre face aux attaques extérieures. Lorsque l'on est intégré, on pense donc et on agit en conformité avec la culture partagée du groupe de référence et on désapprouve tout ceux qui critiquent ses règles et qui agissent en dehors. Cette culture partagée sert donc de référentiel pour évaluer tout ce qui se fait dans le groupe.
Fonction d'un processus d'intégration
La finalité du processus d'intégration que l'entreprise va mettre en œuvre est donc l'assimilation, par chaque collaborateur, d'un référentiel culturel et organisationnel partagé avec les autres membres de l'entreprise. Ce référentiel est pluri dimensionnel. Il comporte 3 principales dimensions :
- la compréhension et l'acceptation de la visée collective,
- la connaissance de la place et des rôles de chacun dans l'organisation collective,
- l'acceptation des règles du travail collectif et de collaboration.
La digitalisation de l'intégration des collaborateurs doit donc considérer ces dimensions comme des objectifs et faire en sorte qu'ils soient atteints.
Les dimensions du onboarding d'entreprise
Le "onboarding" est un anglicisme qui fait d'abord référence à l'apprentissage des usages des applications informatiques. C'est très précisément un processus consistant à guider l’utilisateur dans sa découverte de l’application. En effet, on a remarqué que 22% des applications téléchargées ne sont utilisées qu’une seule fois car les utilisateurs ne savent pas s'en servir et s'en détournent n'étant pas guidés dans leurs appropriations. On a appliqué cette notion aux entreprises. Le onboarding d'entreprise est un processus qui va permettre aux nouveaux collaborateurs recrutés de mieux intégrer la culture et l'organisation de l'entreprise dans laquelle ils arrivent. On a remarqué que prés de 30% des nouveaux collaborateurs quittent leur entreprise dans les premiers mois de leur embauche en ne s'adaptant pas à leur poste et à la culture de leur nouvelle entreprise. Pour être efficace, le onboarding d'entreprise doit donc atteindre les 3 objectifs que nous avons cités plus haut.
En ce qui concerne la compréhension et l'acceptation de la visée collective
Le onboarding d'entreprise doit comprendre plusieurs vidéos de dirigeants (PDG et managers d'équipes). Ces personnalités font part de leurs visions de l'entreprise et de ses finalités. Ils expliquent les visées collectives en les adossant à des valeurs. Il s s'efforcent de donner une image positive de l'entreprise car l'on sait que la principale cause du désengagement des collaborateurs est la mauvaise image que l'entreprise peut avoir. Ces responsables font comprendre pourquoi travailler dans l'entreprise et dans ses équipes donne du sens aux efforts que l'on peut fournir. De telles vidéos remplacent partiellement (car les rencontres physiques peuvent être maintenues) les traditionnels séminaires d'accueil dans lesquels les diverses hiérarchies viennent faire des présentations.
En ce qui concerne la connaissance de la place et des rôles de chacun dans l'organisation collective
La digitalisation offre désormais la possibilité de créer des jeux de découverte des locaux, des collègues et de leurs rôles. Des serious game sur mesure reprennent la disposition des lieux de travail et font découvrir les collègues et leurs postes de travail. Le collègue se présente, dialogue avec le joueur qui doit ensuite se rappeler des informations qui lui ont été données. Le jeu de découverte est "gamifié", c'est-à-dire qu'un challenge est organisé : le collaborateur -transformé en joueur- doit réaliser un score aux questions qui lui sont posées, score qui lui permet de décrocher une récompense honorifique ou bien concrète.
En ce qui concerne l'acceptation des règles du travail collectif et de collaboration
Le onboarding d'entreprise doit comprendre plusieurs vidéos de managers de proximité et de collaborateurs qui expliquent comment ils travaillent et collaborent dans l'entreprise. Ces interviews mettent l'accent sur les ambiances de travail, sur les nouveaux outils d'échange, sur les réseaux sociaux de l'entreprise favorisant la collaboration, les projets, les découvertes collectives... Chaque manager de proximité interviewé expose les règles du travail, les instruments de mesure de sa qualité avec les valeurs sous-jacentes aux évaluations et parle des moyens de reconnaissance du bon travail fait. Chaque collaborateur interviewé présente, à sa manière, ce qui lui plait dans le travail qu'il fait et expose sa satisfaction d'appartenir à son équipe. De tels échanges informent le nouveau collaborateur et remplacent de nombreuses rencontres faites sur de longs mois avec divers collègues de travail ainsi que des discussions avec son parrain dans l'entreprise (lequel d'ailleurs pourra compléter les informations).
En conclusion, tout ces efforts sont faits pour que les nouveaux arrivants aient des points de repère sur lesquels ils puissent adosser leur engagement et leur motivation. Ils y gagnent dans leur sécurité existentielle, et l'entreprise y gagne dans leur implication et leur loyauté.
