Un Réseau Social d'Entreprise ( RSE ) pour quoi faire ?
Le RSE est un outil informatique qui se propose de modifier en profondeur les manières de travailler dans une entreprise. C'est un des outils de l'entreprise 2.0 : une entreprise qui permet à ses membres de mieux se réaliser au travail. Avec cet outil, la transformation des entreprises est en marche. Elle participe à la création du monde digital dans le quel nous serons totalement plongé d'ici 15 à 20 ans.
Une mauvaise appellation
D'abord, "Réseau Social d'Entreprise" est une très mauvaise appellation. Il n'y a rien qui touche à la "vie sociale" (le social de la vie privée) ou aux relations sociales (le social de la vie syndicale) dans une RSE. Alors, parlons tout de suite de : "Réseau Collaboratif d'Entreprise" (RCE). Avec cette appellation, on voit tout de suite l'usage essentiel d'un tel réseau : il est collaboratif : il sert à échanger sur le travail, sur les problèmes métiers, sur les expériences professionnelles, sur les projets en cours... Passons en revue ses "fonctionnalités" (ses caractéristiques qui permettent des utilisations précises répondant à des besoins de l'entreprise et à des membres de l'entreprise).
Le RCE peut servir de boite à idées.
L'entreprise a un nouveau service pour ses clients, un nouveau produit, un nouveau projet..., elle veut mobiliser le plus de monde possible autour de cet évènement et aussi rechercher des idées pour en faire la promotion. On ouvre une "communauté d'échange" sur le sujet, on informe les collaborateurs et on leur demande de poster leurs idées et de discuter les idées des autres (car le logiciel permet de faire des commentaires organisés en fil de discussion, commentaires qui apparaissent sur un "mur d'activités"). On voit, sur cet exemple, que le RCE est davantage qu'une boite à idées. En effet, chaque "billet" (post ou article), proposant une idée peut être analysé par d'autres intervenants : l'idée peut être développée, améliorée ou critiquée avec des arguments. L'utilisation "boite à idées" fonctionne donc comme un groupe de créativité. Et, ce groupe de créativité est ouvert à tous : le RCE stimule la participation interne et mobilise l'intelligence collective (celle qui participe d'un débat interne).
Le RCE permet de faire travailler des communautés d'experts.
Dans une entreprise, il y a des personnes, ne se trouvant pas dans les mêmes lieux et les mêmes fonctions, qui sont des spécialistes de certaines questions, de certaines opérations, de certains métiers, de certains outils...Le RCE permet à ces personnes d'être connectées entre elles et, comme précédemment, dans la boite à idées, de dialoguer à distance sur des problèmes précis qui sont de leurs compétences. Chaque échange est accompagné du nom et de la photo de l'interlocuteur ce qui contribue à l'interconnaissance et, à la longue, à la cohésion interne. On imagine bien que ces groupes de travail vont faire avancer les choses, que des solutions vont être inventées et que tout cela va profiter à l'entreprise tout en permettant la valorisation des participants à ces communautés d'experts. Dans un tel cas, le RCE fonctionne comme une "communauté de pratiques". Selon Etienne Wenger, l'inventeur des communautés de pratiques, une communauté de pratique est un groupe d’individus ayant des savoirs et des intérêts communs qui se rassemblent afin de partager et d’apprendre les uns des autres. Là encore le RCE mobilise de l'intelligence collective. Il permet, en outre, à des spécialistes de rester à la pointe de leur expertise et d'être motivés puisque l'entreprise les reconnait et leur offre un espace collectif. Il est indéniable, par ailleurs, que l'existence et la coordination de tels groupes de travail dans l'entreprise participe du "knowledge management" car c'est une des méthodes qui permet de faire avancer les connaissances dans l'entreprise en sollicitant une expertise interne.
Le RCE permet aux groupes projets de travailler et de suivre leurs travaux.
Le travail par groupes projets transverses est désormais la règle dans les entreprises. On regroupe, autour d'un chef projet, des compétences diverses pour mener à bien une réalisation complexe. Compte tenu de ce que nous venons de voir, il est évident qu'un tel RCE facilite les collaborations autour des lots de tâches distribués à des personnes ou à des sous-groupes. Par ailleurs, chacun peut suivre les avancées des uns et des autres et fournir ses idées. Chaque fois que tel ou tel travail est avancé, les personnes concernées reçoivent des notifications (e-mél indiquant la modification effectuée sur une tâche ou un document). Ces personnes concernées ont été définies auparavant, bien que cette liste puisse être modifiée. Ainsi, on a plus à se soucier des destinataires comme dans un e-mél. Cette sollicitation leur permet d'aller voir ce qui a été effectué. Ils signalent qu'ils ont pris connaissance de la modification par un "like", bien connu sur l'outil Facebook. Cette forme d'accusé de réception est plus efficace que l'envoi d'un e-mél dont on ne sait pas toujours s'il a été lu. Des canaux de communication sur tel ou tel sujet peuvent être créés pour tels ou tels participants (flux RSS dédiés). Personnes n'est oublié dans la communication nécessaire et aussi, personne de non concerné, n'est encombré d'un e-mél inutile. Le RCE est donc un outil de travail pour les groupes projets, il permet, en particulier, à chacun d'avoir une vision globale des avancées et de ce fait il est un facilitateur de l'implication de tous.
Les RCE donne la possibilité de mettre en synergie des compétences internes dispersées.
Dans un RCE, les participants remplissent d'abord une "fiche profil". C'est une page d'information que tout utilisateur doit renseigner lorsqu'il se connecte pour la première fois. Les rubriques de cette "fiche" sont tout à fait importantes. Elles doivent permettre à chaque collaborateur d'y afficher beaucoup plus que sa photo et son CV. Elle doit comporter des rubriques sur ses compétences, ses réalisations et ses intérêts (les différents paramètres sont à déterminer). A travers cette présentation, chaque collaborateur dit à tous les membres de l'entreprise : "voilà ce qui m'intéresse de faire..., voilà ce sur quoi je peux apporter mon concours...". C'est évidemment à chaque collaborateur de définir les orientations de ses participations possibles et de les mettre à jour en continu. C'est aussi au management de plus ou moins canaliser cette possibilité de décloisonnement et de participation à l'intelligence collective de l'entreprise. En effet, ces "fiches" rendent possible la recherche de collaboration individuelle comme la constitution de groupes de travail à travers le fonctionnement d'un moteur de recherche qui permettra de retrouver dans l'entreprise tels ou tels experts. Le RCE ainsi utilisé est donc un outil de l'intelligence collective. Il est au service de la synergie des compétences, de l'implication des collaborateurs dans des activités répondant à leurs intérêts. C'est donc aussi un outil de motivation. Evidemment les responsables des Ressources Humaines de l'entreprise vont pouvoir se servir de cet outil (que l'on trouve déjà sur des réseaux sociaux comme Viadéo utilisé par les chasseurs de têtes) pour mieux gérer les compétences internes et les parcours professionnels. Ils vont pouvoir se servir de cela dans les entretiens professionnels, les offres de formation et la gestion prévisionnelle des emplois.
Les problèmes de l'adoption de cette technologie.
Ce beau tableau idyllique ne doit pas nous faire oublier les nombreux problèmes liés à l'adoption par les collaborateurs et le management de proximité de cet outil innovant : quelles résistances des habitudes acquises ? quelles peurs de se trouver trop exposé ? quelles peurs de se trouver dépassé ?... Ce beau tableau ne doit pas nous faire oublier non plus les nombreux problèmes liés au management d'un tel outil : quelles animations des communautés ? quelles utilisations par les RH ? quelles intégrations dans les stratégies de l'entreprise ? quel pilotage global ?...
En conclusion, nous pouvons dire que le RCE est un outil informatique qui se propose de modifier en profondeur les manières de travailler dans une entreprise. C'est un des outils de l'entreprise 2.0 : une entreprise "Apprenante", une entreprise "Agile" qui permet à ses membres de mieux se réaliser au travail. La transformation des entreprises est en marche. Elle participe à la création du monde digital dans le quel nous serons totalement plongé d'ici 15 à 20 ans.
