Une Académie Numérique d'entreprise pour quoi faire ? (2ème partie)
Les 4 derniers objectifs
Une Académie numérique d'entreprise permet à l'entreprise d'être à la fois une "entreprise apprenante" et une entreprise "Agile" : c'est-à-dire une entreprise adaptable et réactive, remplie d'équipes autonomes, qui, grâce aux nouvelles technologies informatiques, mettent leur intelligence collective au service de l'amélioration des conditions de travail et de l'amélioration de tous les processus internes pour que l'organisation s'adapte au mieux aux variations de son environnement économique.
4- Animer des communautés d'experts métiers
Avec les logiciels de discussion et les groupware (collecticiels ou Wikis), les collaborateurs intéressés par un problème-métier peuvent se regrouper pour fonder une "communauté de pratiques". Cette communauté n'est pas hiérarchisée et se développe transversalement dans l'entreprise. Ces groupes animent des débats asynchrones sur des forums internes à l'Académie. Leurs travaux sont collaboratifs, ils partagent et avancent ensemble. Ils exposent, analysent et trouvent des solutions aux problèmes professionnels de leurs métiers. Ils peuvent organiser des vidéos-conférences avec des experts (ouvertes aux autres collaborateurs) pour faire avancer leurs discussions. Ces communautés sont des moteurs de l'apprentissage collectif. Evidemment, ces communautés ne restent pas repliées sur elles-mêmes. Elles diffusent leurs connaissances et participent de ce fait au knowledge management de l'entreprise et à l'alimentation de la banque de données collectives.
5- Une banque de données
Savoir que l'on peut trouver tous les rapports, toutes les enquêtes, tous les comptes-rendus, ainsi que les définitions de postes, les fiches d'expériences, les analyses des retours d'expériences, les process utilisés dans les différents domaines..., dans une banque de données paramétrées avec des mots clés pertinents, est d'un grand secours pour tous les collaborateurs. Les documents indexés dans cette banque de données ne sont pas uniquement des textes. Ce sont aussi des vidéos, des animations, des Powerpoint, des enregistrement sonores... Les éléments de cette bibliothèque digitale peuvent être gérés par un comité ad hoc qui valide les documents proposés, les indexe et les positionne dans des rubriques appropriées. On peut envisager différents droits d'utilisation et de diffusion externe de tel ou tel type de document, mais l'idée générale doit être la mise à disposition totale et la transparence pour les collaborateurs de l'entreprise. Evidemment, une telle source d'information est directement utilisable par les communautés de pratiques de l'entreprise et les groupes d'experts qui participent au management de la connaissance interne (knowledge management).
6- Le knowledge management
L'Académie numérique est une grande partie du support du management de la connaissance interne. Avec ce knowledge management il s'agit de partager, de diffuser et surtout de construire des connaissances fondées sur les métiers de l'entreprise. L'Académie numérique offre à des communautés apprenantes internes des outils de travail collaboratif et des logiciels de structuration et de diffusion des connaissances. Dans l'Académie Numérique, des groupes d'experts tiennent des cercles d'échanges centrés sur les méthodes de travail, les techniques utilisées et les savoir-faire spécifiques... Les communautés apprenantes peuvent aussi concerner des domaines plus stratégiques : la recherche et développement, l'intelligence économique, l'analyse marketing, l'aide à la décision, le gestion des compétences... La collaboration à distance, qui entrecoupe les réunions présentielles, établit une dynamique permanente nécessaire à la progression collective. Un comité stratégique composé de "knowledge managers" peut gérer les mises à disposition et les diffusions des travaux des groupes.
7- La digitalisation des process RH
Ces process RH, ce sont l'ensemble des interventions du service des Ressources Humaines destinées à optimiser le capital humain de l'entreprise en donnant du sens au travail. Dans ces process nous trouvons tout ce qui concerne les compétences internes : leurs connaissances, leurs analyses, leur gestion et leur amélioration ; tout ce qui concerne le recrutement : la définition des besoins, des postes nécessaires avec leurs fiches, les publications des recrutements, la présélection et la sélection, l'accueil et l'intégration ; tout ce qui concerne les entretiens hiérarchiques : les entretiens de bilan, les entretiens professionnelles, les demandes de formation... Par exemple les recrutements : ils se font par l'intermédiaire de la découverte des présentations digitalisées et animées des postes de travail et des compétences nécessaires ; le pré-recrutement des futurs collaborateurs se fait à l'aide de tests mis en forme de serious game... Par exemple encore, il existe un livret d'accueil électronique de chaque arrivant qui est complété par des éléments sur son métier apportés par les derniers résultats des communautés et insérés dans la banque de données... Les nouveaux arrivants sont entraînés dans un serious game qui leur fait découvrir l'organisation spatiale de l'entreprise, les personnes sur leur poste de travail, la teneur des responsabilités et travaux des uns et des autres... (logiciels de onboarding). Tout ces outils informatiques innovants sont centrés sur les collaborateurs. Ils ont pour but de les informer et de leur donner les éléments de leur motivation.
Une Académie numérique d'entreprise permet donc à l'entreprise d'être à la fois une "entreprise apprenante" et une entreprise "Agile" : c'est-à-dire une entreprise adaptable et réactive, remplie d'équipes autonomes, qui, grâce aux nouvelles technologies informatiques, mettent leur intelligence collective au service de l'amélioration des conditions de travail de tous les collaborateurs et de l'amélioration de tous les processus internes pour que l'organisation s'adapte au mieux aux variations de son environnement économique.
